Η πρόκληση της τηλεργασίας

Υπάρχουν δύο λόγοι για να αναφερθεί κανείς στην τηλεργασία. Ο πρώτος, γιατί αποτελεί διεθνώς αναγνωρισμένη πρακτική, με σημαντικό ποσοστό εργαζομένων, ήδη πολύ πριν από την εποχή της πανδημίας. Στις ΗΠΑ, περίπου 26 εκατομμύρια εργάζονται από απόσταση, τουλάχιστον για τμήμα του χρόνου εργασίας. Ο δεύτερος λόγος αφορά την απαίτηση επιχειρησιακής συνέχειας σε περιόδους κρίσης, το περίφημο business continuity. Αυτό καθίσταται επίκαιρο και επιτακτικό στις τρέχουσες συνθήκες, καθώς βασικά πληροφοριακά συστήματα και τηλεπικοινωνιακά δίκτυα πρέπει να συνεχίζουν να λειτουργούν, ώστε να παρέχονται –ενδεικτικά– ασφαλιστικές και υγειονομικές υπηρεσίες, υπηρεσίες πρόσβασης στο Ιντερνετ αλλά και υπηρεσίες ενημέρωσης και έκδοσης του ημερήσιου Τύπου.

Υπάρχουν σαφή πλεονεκτήματα στην τηλεργασία. Ιδιαιτέρως σημαντικό είναι ότι ενθαρρύνεται η αξιολόγηση με βάση τις αντικειμενικές επιδόσεις στο έργο που κανείς αναλαμβάνει σε σχέση με υποκειμενικά κριτήρια. Ετσι προάγεται η αξιοκρατία. Δεν καταναλώνεται χρόνος σε μετακινήσεις προς και από τον χώρο εργασίας, με πρόσθετα περιβαλλοντικά οφέλη. Δεν καταναλώνεται πολύς χρόνος σε μη παραγωγικές συζητήσεις μεταξύ των εργαζομένων και υφίστανται λιγότερες τριβές μεταξύ των μελών μιας ομάδας.

Από την άλλη, εντοπίζονται σημαντικά ζητήματα. Σε συνθήκες τηλεργασίας, δεν είναι εύκολη η διαμόρφωση και εμπέδωση της επιχειρησιακής κουλτούρας. Για να είναι εφικτή η αξιολόγηση, πρέπει να υπάρχει ένα σαφές πλαίσιο παρακολούθησης και μέτρησης του παραγόμενου έργου και να συνοδεύεται από αυτοματοποιημένα εργαλεία και μετρικές. Αυτό δεν είναι πάντα εφικτό. Τρεις είναι οι κύριες τεχνικές δυνατότητες που απαιτούνται για την τηλεργασία:

Πρώτον, η πρόσβαση στο e-mail της εργασίας με ασφάλεια, συνήθως μέσω του Internet. Αποτελεί τη βασική αναγκαιότητα.

Δεύτερον, η χρήση τηλεφωνικής γραμμής ή κινητού τηλεφώνου, ώστε η επικοινωνία να πραγματοποιείται με ομοιόμορφο τρόπο, μέσω και των σύγχρονων τηλεφωνικών κέντρων.

Και, τρίτον, η ασφαλής πρόσβαση στα εξειδικευμένα προγράμματα, οικονομικής ή άλλης φύσης, που διαθέτουν οι εργαζόμενοι μόνο στο γραφείο τους. Η πρόσβαση δίνεται μέσω εικονικών δικτυακών συνδέσεων (VPN), σύμφωνα με τις διεθνείς πρακτικές, ώστε ο οικιακός υπολογιστής να «μετατραπεί» σε υπολογιστή εργασίας. Δεν είναι όμως δυνατότητα που παρέχεται χωρίς προσπάθεια, καθώς συχνά ανακύπτουν ερωτήματα ή τεχνικά προβλήματα σε οικιακούς υπολογιστές που χρησιμοποιούνται από μη εξοικειωμένους χρήστες και μέλη των οικογενειών τους.

Τέλος, απαραίτητο είναι να υπάρχει το πλαίσιο για οργανωτικά και πρακτικά ζητήματα όπως διενέργεια τηλεδιασκέψεων, λήψη αποφάσεων, υπογραφή εγγράφων και εργαλεία συνεργατικότητας (collaboration tools).

Στη χώρα μας, η τηλεργασία ήταν περιορισμένα διαδεδομένη στον ιδιωτικό και ελάχιστα στον δημόσιο τομέα. Η έλευση της πανδημίας αποτέλεσε ένα σοκ με καίριες απαιτήσεις τηλεργασίας για την επίτευξη επιχειρησιακής συνέχειας. Ποια όμως είναι τα πρώτα συμπεράσματα;

Πέρα από την εμπειρία του δημοσίου τομέα, είχα την ευκαιρία να πραγματοποιήσω μια άτυπη διερεύνηση με διευθύνοντες σημαντικών φορέων στον χώρο της ψηφιακής τεχνολογίας. Κάθε φορά που ετίθετο το σχετικό ερώτημα, ένα αδρό χαμόγελο εμφανιζόταν. Αποτέλεσε έκπληξη ότι η εμπειρία τηλεργασίας έφερε οφέλη που δεν είχαν έως τώρα διαπιστωθεί. Πέρα από το ότι διασφαλίστηκε η επιχειρησιακή συνέχεια, οι απαιτούμενες υποδομές και ψηφιακές υπηρεσίες δημιουργήθηκαν σε σύντομο χρόνο. Η παραγωγικότητα αυξήθηκε μεσοσταθμικά κατά 15%. Ηταν ευχερές να παρακολουθήσουμε παραδοτέα και χρονοδιαγράμματα. Και με έναν καλό προγραμματισμό, βρέθηκε χρόνος για την οικογένεια.

Η επιχειρησιακή συνέχεια αποτέλεσε πρωταρχική μέριμνα και του υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης (ΥΨΔ) και της ΓΓΠΣΔΔ. Μέχρι τώρα, 15.000 υπάλληλοι του ΥΨΔ, του υπουργείου Οικονομικών και της ΑΑΔΕ διαθέτουν πρόσβαση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μέσω webmail και δημιουργήσαμε επίσης εκτεταμένη υποδομή εικονικού ιδιωτικού δικτύου (VPN) για την πρόσβαση στα πληροφοριακά συστήματα με τηλεργασία, σύμφωνα με τις διεθνείς πρακτικές. Επιπρόσθετα, όμως, και για όσους φορείς δεν διαθέτουν σχετικές υποδομές ασφαλείας, το υπουργείο μας παρέχει τη δυνατότητα ασφαλούς σύνδεσης και τηλεργασίας σε έως 10.000 υπαλλήλους φορέων του Δημοσίου, με μηδενικό κόστος για τους προσεχείς 3 μήνες, με μια ευγενική προσφορά του ΟΤΕ.

Συμπέρασμα: η τηλεργασία δεν αποτελεί πανάκεια, αλλά μια πολύ καλή εναλλακτική που αξίζει να διερευνήσουμε και να υιοθετήσουμε στη χώρα μας, συμπληρωματικά με τη φυσική παρουσία. Μην ξεχνάμε ότι τα οφέλη που σήμερα διαπιστώνουμε προκύπτουν με δεδομένη την εξοικείωση που ήδη έχει διαμορφωθεί στον χώρο εργασίας. Αλλά αξίζει να τολμήσουμε και, καθώς έγινε ένα πολύ θετικό ξεκίνημα, να το αξιοποιήσουμε.

* Ο κ. Δημοσθένης Αναγνωστόπουλος είναι γενικός γραμματέας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης του υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, καθηγητής στο Τμήμα Πληροφορικής και Τηλεματικής του Χαροκοπείου Πανεπιστημίου.