Οδηγώντας την αλλαγή με ασφάλεια

Ψηφιακός μετασχηματισμός, λειτουργική αναδιάρθρωση, αναβάθμιση δεξιοτήτων (upskilling), βελτιστοποίηση κόστους και απλοποίηση διαδικασιών είναι μερικές έννοιες οι οποίες ακούγονται έντονα το τελευταίο διάστημα τόσο στον επιχειρηματικό κόσμο όσο και στον δημόσιο/κρατικό τομέα. Εισερχόμενοι σε μία νέα πραγματικότητα, μετά το πρώτο σοκ της πανδημίας, οι οργανισμοί αναθεωρούν τον τρόπο λειτουργίας τους με στόχο, πέρα από την επιβίωσή τους, να ανταποκριθούν στη νέα πραγματικότητα δημιουργώντας αξία.

Ετσι βλέπουμε τον σχεδιασμό ή και την υλοποίηση έργων μετασχηματισμού σχεδόν σε όλο το φάσμα της επιχειρηματικής δραστηριότητας και στον δημόσιο τομέα. Τα έργα αυτά είναι συνήθως μεγάλης χρονικής διάρκειας, πολύπλοκα στον σχεδιασμό τους και στη διακυβέρνησή τους, απαιτούν πολλούς πόρους (οικονομικούς και ανθρώπινους) και υλοποιούνται με τη συμμετοχή πολλών ενδιαφερόμενων μερών. Οπως κάθε έργο που σχεδιάζεται και υλοποιείται από οργανισμούς, έτσι και τα έργα μετασχηματισμού ενέχουν κινδύνους που μπορούν να επηρεάσουν την επίτευξη του σκοπού τους. Ειδοποιός διαφορά, και λαμβάνοντας υπόψη την υφιστάμενη συγκυρία και τις επιπτώσεις της πανδημίας, η πιθανότητα μη επίτευξης των στόχων για κάποιους οργανισμούς δεν μπορεί να υπάρξει ως επιλογή, καθώς η μη εκπλήρωση των στόχων ενός έργου μετασχηματισμού θα έχει άμεσο αντίκτυπο στη βιωσιμότητά τους.

Τι μπορεί να πάει όμως λάθος; Η ασάφεια στον προσδιορισμό της εταιρικής στόχευσης βάσει ποσοτικοποιημένων αποτελεσμάτων και η αδύναμη διακυβέρνηση με παράλληλη έλλειψη πρωτοκόλλων επικοινωνίας μεταξύ των εμπλεκομένων μερών είναι κάποιες από τις αιτίες που μπορούν να οδηγήσουν στον εκτροχιασμό. Οργανισμοί που αυτή την περίοδο βρίσκονται στον σχεδιασμό ή/και στην υλοποίηση έργων μετασχηματισμού θα πρέπει να απαντήσουν σε μία σειρά από ερωτήματα για να προσδιορίσουν τον βαθμό ωριμότητας των πλάνων που σχεδιάζουν/υλοποιούν όπως ποιος είναι ο απώτερος σκοπός και πώς αυτός επιτυγχάνεται με επιμέρους μετρήσιμους στόχους, ποιοι εμπλέκονται στο έργο και υπό ποίου την αιγίδα δρουν, αν είναι ξεκάθαροι οι ρόλοι των εμπλεκομένων μερών (εσωτερικοί και εξωτερικοί) και τα παραδοτέα συνδεδεμένα με τους στόχους του έργου ώστε να είναι μετρήσιμα, αν υπάρχουν μηχανισμοί ελέγχου και έγκαιρου εντοπισμού προβλημάτων κ.λπ.

Στις περισσότερες περιπτώσεις τα παραπάνω ερωτήματα, σε κάποιο βαθμό, παραμένουν αναπάντητα ή απαντώνται κατά τη διάρκεια του έργου με αρνητικές συνέπειες.

Πώς μπορούν να αποφευχθούν τα κακώς κείμενα ενός έργου; Κάποιος θα μπορούσε να πει, απαντώντας τις παραπάνω ερωτήσεις. Σωστά, εν μέρει. Χρειάζεται όμως κάτι πιο συγκροτημένο και δομημένο το οποίο θα αποτελέσει, συνδυαστικά με τον διαχειριστή του έργου (PMO), παράγοντα επιτυχίας. Αυτό είναι ένα πρόγραμμα διασφάλισης (project assurance program) το οποίο θα τρέξει παράλληλα με το έργο σε όλες τις φάσεις του, από τον σχεδιασμό μέχρι την παράδοσή του, και το οποίο θα εκτελεστεί από ανεξάρτητους εποπτικούς μηχανισμούς του οργανισμού (π.χ. μονάδες εσωτερικού ελέγχου) ή από τρίτο ανεξάρτητο πάροχο. Σκοπός του προγράμματος θα είναι να παρακολουθεί και να παρέχει αντικειμενική ενημέρωση για την πορεία του έργου με μετρήσιμα στοιχεία και διαφανή τρόπο προς την επιτροπή διακυβέρνησης, να αναγνωρίζει τυχόν θέματα και κινδύνους που ενδέχεται να επηρεάσουν την επίτευξη των στόχων και να προτείνει προληπτικά διορθωτικές ενέργειες αντιμετώπισής τους, να εξετάζει την αποτελεσματική διακυβέρνηση και την εμπλοκή των κατάλληλων μερών τη σωστή χρονική στιγμή όπως επίσης και να εξετάζει ευκαιρίες περιορισμού του κόστους και αποτελεσματικής διαχείρισης των πόρων.

Μέχρι τώρα η πρακτική σε έργα μετασχηματισμού περιορίζεται στην απλή διαχείριση (project management) με κάποιες επιμέρους δικλίδες ασφαλείας οι οποίες όμως δεν μπορούν να παρέχουν ολιστική διασφάλιση για την εκτέλεση του έργου. Είναι επιτακτική η ανάγκη τώρα όσο ποτέ, οι Οργανισμοί να εξασφαλίσουν ότι θα λάβουν τα αναμενόμενα οφέλη από τα έργα που σχεδιάζουν και υλοποιούν, τη σωστή στιγμή με τον κατάλληλο τρόπο.

* Ο κ. Σπύρος Σ. Ρασιάς είναι Director Internal Audit Services της PwC Ελλάδας.